Система документооборота в министерстве сельского хозяйства Республики Башкортостан

NovaInfo 45, с.332-335, скачать PDF
Опубликовано
Раздел: Социологические науки
Просмотров за месяц: 1
CC BY-NC

Аннотация

Регламентация документооборота в Минсельхозе РБ является одной из главных основ для эффективной деятельности. Также она позволяет подготовить Минсельхоз РБ к дальнейшему внедрению различных систем управления, основанных на процессном подходе (регулярном управлении, при котором регламентируется значительный объём процессов компании), тем самым высвобождая для руководства время на принятие более важных управленческих решений.

Ключевые слова

СИСТЕМА, ДОКУМЕНТООБОРОТ, МИНИСТЕРСТВО, СЕЛЬСКОЕ ХОЗЯЙСТВО, РЕСПУБЛИКА БАШКОРТОСТАН

Текст научной работы

Актуальность исследования темы обусловлена тем, что в последнее время в области автоматизации документооборота в государственном секторе наблюдается значительный прогресс. Многие министерства и ведомства уже в течение ряда лет используют в своей работе различные автоматизированные системы управления документами, выбор которых был основан на характере деятельности ведомства, объеме документооборота, требованиях к его надежности и безопасности, особенностях работы с теми или иными документами. В Минсельхозе РБ до середины июля 2012 года использовалась программа «ДЕЛО», которая, по словам сотрудников ведомства, была проста в использовании и в обработке документов. С июля 2012 года была введена СЭД «Босс-референт Плюс», которая на данный момент доставляет множество проблем в системе документооборота Минсельхоза РБ, в частности:

  1. Первая и самая часто встречающаяся проблема это то, что программа имеет свойство «зависать» на некоторое неопределенное время. Данная проблема доставляет массу неудобств в обработке документов;
  2. Исполнительская дисциплина. В системе документооборота органов исполнительной власти это понятие имеет важное значение, так как некоторые документы требуют исполнения в определенный срок. Документы в Минсельхозе РБ, которые без сроков, подлежат исполнению в течении 30 дней со дня поступления. Контроль за исполнительской дисциплиной возложена на канцелярию Минсельхоза РБ. В связи с тем, что в данной программе ни как не отслеживается исполнение документа происходят конфликтные ситуации. Разработчикам программы было предложено устранить эти нарушения, но в ответ не поступило никаких предложений;
  3. Отчеты по документообороту. В самой программе существует вкладка «Отчеты»;
  4. Неудобный интерфейс. При открытии дублируемого окна, основное окно «слетает»;
  5. Часто письма от министра и заместителей министров приходят без электронной подписи. Налаживание электронной подписи занимает массу времени, и это является основной причиной того, что письма исполняются не в заданный срок;
  6. Неудобной является эта программа и для исполнителей: отписанные на имя исполнителя письма «исчезают» после их исполнения и снятия с контроля.

Предлагается перейти к более современной автоматизированной системе делопроизводства, например, к последней серии программной системы «Дело-8.9.5».

Предлагается делегирование полномочий, упорядочение распределения обязанностей, установление четкого распределения решения задач, т.е. в конечном счете – оптимизировать систему управления.

В целях оптимизации документопотоков, целесообразно установить единый порядок передачи документов для обработки – через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.

Региональный уровень регламентирования документооборота органов государственного управления регулируется:

  • Постановлением Правительства РБ от 18 ноября 2010 года №436 «Об утверждении правил делопроизводства в республиканских органах исполнительной власти», данный нормативно-правовой акт устанавливает единый порядок делопроизводства в республиканских органах исполнительной власти;
  • Постановлением Правительства РБ от 25 января 2008 №11 «Об организации электронного документооборота исполнительных органов государственной власти РБ с использованием электронной цифровой подписи», определяет порядок работы с электронными документами и использование электронной цифровой подписи и др.

Как правило, таким стандартом в органах государственного управления в Республике Башкортостан служат Инструкции по делопроизводству.

Регламентация документооборота в Минсельхозе РБ является одной из главных основ для эффективной деятельности. Также она позволяет подготовить Минсельхоз РБ к дальнейшему внедрению различных систем управления, основанных на процессном подходе (регулярном управлении, при котором регламентируется значительный объём процессов компании), тем самым высвобождая для руководства время на принятие более важных управленческих решений.

Описанные проблемы являются ярко выраженными, кроме них существует еще множество мелких проблем, которые каждый день доставляют сотрудникам массу неудобств. В 2013 году Министерство сельского хозяйства РБ выступило с перед Правительством РБ предложением перейти на другой СЭД. Правительством РБ предложение было согласовано, но переход должен был осуществляться за счет собственных средств министерства.

Читайте также

Список литературы

  1. Актуальные проблемы и тенденции сельского хозяйства Суендыков Р.Ш., Ханнанов Р.А. Экономика и социум. 2013. № 4-2 (9). С. 694-695.
  2. Новая парадигма труда: теоретико-правовое обеспечение Ханнанов Р.А. Теоретическая и прикладная экономика. 2013. № 4. С. 93-157.
  3. Государственная аграрная политика в системе аграрного производства: проблемы «приземления» Ханнанова Т.Р. Право и политика. 2014. № 2. С. 153-160.
  4. Государственная аграрная политика в животноводстве: проблемы формирования и реализации Ханнанова Т.Р. Политика и общество. 2014. № 2. С. 104.
  5. К вопросу о реорганизации судебной власти в россии Ханнанов Р.А., Шапошникова Р.Р. В сборнике: Актуальные вопросы образования и науки Сборник научных трудов по материалам Международной научно-практической конференции: в 14 частях. 2014. С. 152-154.
  6. Проблемы местного самоуправления в России Андриянова А.А., Гарифуллина А.Ф. NovaInfo.Ru. 2015. Т. 1. № 30. С. 198-200.
  7. Формирование документов раздела «управление отношений с клиентами» в программе «1с: управление торговлей» Гильманова Р., Валишина Н.Р. Экономика и социум. 2014. № 2-1 (11). С. 1216-1219.

Цитировать

Ахметова, А.М. Система документооборота в министерстве сельского хозяйства Республики Башкортостан / А.М. Ахметова. — Текст : электронный // NovaInfo, 2016. — № 45. — С. 332-335. — URL: https://novainfo.ru/article/5832 (дата обращения: 26.06.2022).

Поделиться