У предприятия в условиях рыночной экономики есть возможность выбора контрагента, который может предоставить наилучшие условия, а значит, и возможность оптимальной закупки материальных ресурсов. Это приводит к неизбежности изучения персоналом всех положительных и отрицательных свойств приобретаемого материала или продукта, а также внимательно оценивать качественные показатели продукции, поставляемой контрагентами [1, 2].
Организация процесса закупок состоит из определенных этапов:
- Формирование потребности приобретения материальных ресурсов. Каждая закупка начинается c фиксирования общей потребностей компании и индивидуальных потребностей каждого ей подразделения.
- Детерминирование качественных показателей и количества товаров и услуг. Нужно обладать точной информацией о потребностях, артикулах товара или услуг, на которые происходит запрос. С целью определения запроса отделом закупок ведется каталог постоянно закупаемых продуктов, что способствует координации правильного бухгалтерского учёта и процедуре хранения этих продуктов на складе [3, 4].
- Проведение анализа всевозможных источников по снабжению. Выбор контрагента является неотъемлемой частью функционала закупочного отдела и заключается в поиске источников снабжения и оценке вероятности своевременных сроков поставки и предоставления ряда услуг по обслуживанию до и после продажи. Среди множества информации, которая хранится как в электронном виде, так и на бумажных носителях (книги учета), в закупочном отделе должна находиться информация о настоящих контрактах с контрагентами, опираясь на которые, размещаются заказы, проводится классификация товаров, закупленной продукции, ведется реестр поставщиков [5, 6].
- Формирование цены и закупочных условий.
- Подготовка и оформление закупочных заказов. При оформлении закупочного заказа обязательным является заполнение формы на заказ, если в качестве альтернативного варианта не используется соглашение с контрагентом на продажу товара или поставку товара на основания общего заказа. Одним из главных требований любой формы заказа на закупку должно быть наличие серийного артикула, даты составления, названия и адреса поставщиков, количества и описание всех характеристик заказанных товаров, предполагаемой даты поставки, указаний по отгрузке, условий оплаты [8, 12].
- Экспедиторский этап или контроль за реализацией заказа. После того, как закупочный заказ направлен поставщику, покупатель может контролировать процесс его исполнения. За данные функции отвечает отдел экспедиционного контроля. Контролирующая функция - типичная функция, которая контролирует способность контрагента выполнять свои обязанности по срокам поставки. Экспедирование заказа - это способы, необходимые для осуществления максимально качественных перевозок в минимальный временной промежуток. Сотрудники предприятия, которое занимается перевозкой груза, решает вопросы, которые сопряжены доставкой заказа от производителя к потребителю.
- Отгрузка и контроль качества ресурсов. Основной этап - получение ресурсов и готового товара. Главная цель функции получения и контроля ресурсов служит: гарантия получения заказа, последующая качественная проверка; утверждение получения нужного количества материальных ресурсов в заказе; отправка их к месту назначения (в цех, на склад и т. д.); оформление необходимых документов на получение материальных ресурсов.
- Обработка счетов и платежные действия. Счет на оплату - это документ, при помощи которого покупатель производит оплату (или авансовый платеж) за поставленный товар (или за оказание услуг). Счет нужен и продавцу (для учета материальных ценностей), и покупателю (для обоснования платежа).
- Учёт поступления сырья и товаров [7, 11].
После отгрузки товара необходимо внести новые данные в учетную статистику закупочного отдела. Этот процесс включает в себя оформление и учет папок с документами, которые относятся к заказу и необходимы закупочному отделу:
- Журналы закупочных заказов, в которых отражается учет всех заказов по номерам и отображается статус отдельно взятого заказа.
- Учетный журнал заказов на закупку, который содержит копии всех заказов на закупку.
- Товарный реестр, который показывает закупки каждого основного вида товара или изделия (дата, поставщик, количество, цен, номер заказа на закупку).
- Реестр с историей поставщика, отображающий все закупки [7, 11].
Для достижения наилучшего эффекта функционирования логистики закупок, компании необходимо использовать данные о том, какое именно сырье и ресурсы необходимы для производства продукции.
Данная информация содержится в закупочном плане, основной задачей которого будет являться организация синхронизации действий всех отделов предприятия, которые находятся внутри компании и ее должностных лиц. Это необходимо для решения следующих задач снабжения: определение потребностей и расчёт заказа материальных ресурсов; определение способа закупок и заключение контрактов на поставку материальных ресурсов; организация контроля за качественно-количественными показателями, сроками поставок и организацией размещения материальных ресурсов на складе и т. д. Перед процессом планирования закупок располагается процесс исследования рынка закупок [9, 10].
В настоящем процесс планирования начинается со сбора данных, полученных из ежегодного плана продаж, производственного плана и общего финансового плана. План продаж обозначает потребности в сырье, продукции и услугах, которые необходимо приобрести отделом закупок предприятия. Планирование на производстве включает данные об источнике, который будет поставлять сырье, продукцию или услуги.