В ходе реализации своей деятельности организации сталкиваются с проблемами в сфере организации управления запасами.
К таким проблемам можно отнести: отсутствие классифицируемых электронных баз данных по поставщикам, товарам, продажам товаров, закупкам, которые могли бы использоваться для оптимизации управления запасами. Рабочее время товароведов используется неэффективно, в связи с этим копится много работы, которая не выполняется в сроки. Существующая система закупок не обеспечивает высокой скорости товарооборота. Неэффективная система закупок становится причиной излишков товарных запасов. Ассортимент предлагаемых товаров не увеличивается. Отсутствуют прочные взаимоотношения с поставщиками. Используется неэффективная упаковка для товара. Большинство товаров хранятся навалом.
Для решения поставленных задач необходимо разработать автоматизированную систему управления запасами предприятия, в частности управлением складским учетом.
Бизнес-процесс AS IS (как есть) — «Заказ товара».
Заведующий секцией информирует товароведа о товаре, который пользуется спросом, но которого нет в наличии и товаровед самостоятельно связывается с поставщиком. Причем связь товароведа с поставщиком не носит унифицированного характера. Заказ товара (связь товароведа с поставщиком) осуществляется как при помощи телефонной так и факсимильной связи.
Необходимо осуществить функционально-стоимостной анализ бизнес-процесс AS IS (как есть) — «Заказ товара».
Используемые при выполнении бизнес-процесса ресурсы делятся на временные и материальные.
Бизнес-процесс выполняется в пределах 8 рабочих часов в рамках одного дня и повторяется ежедневно кроме субботы и воскресения, которые являются выходными. Таким образом, составляется итоговая стоимость временных и материальных ресурсов за один рабочий день.
В таблице 1 представлены используемые временные ресурсы, которые выражаются в рабочем времени сотрудников.
Таблица 1. Временные ресурсы
№ |
Название |
Количество ресурса |
Ставка в час, руб. |
Среднее время использования ресурса, часов |
Стоимость использования ресурса, руб. |
1. |
Товаровед |
4 |
92 |
3 |
1104 |
2. |
Заведующий секцией |
4 |
63 |
2,3 |
579,6 |
Итоговая сумма: |
1683,6 |
||||
Представим детализацию составляющих бизнес-процесс AS IS (как есть) подпроцессов и определим их время и стоимость. В таблице 2 представлено время и стоимость подпроцессов.
Таблица 2. Время и стоимость подпроцессов
№ |
Процесс |
Время выполнения, часы |
Стоимость процесса, руб. |
1. |
Составление перечня товаров |
1,8 |
453,6 |
2. |
Передача перечня товаров товароведу |
0,2 |
50,4 |
3. |
Распределение товаров по поставщикам |
1,1 |
404,8 |
4. |
Поиск контактных телефонов поставщиков |
0,9 |
331,2 |
5. |
Поиск альтернативных поставщиков |
0,6 |
220,8 |
6. |
Заказ партии товаров |
0,4 |
147,2 |
7. |
Фиксация количества и наименований доставленного товара |
0,3 |
75,6 |
Итоговая стоимость: |
1683,6 |
||
В таблице 3 представлены используемые при выполнении процесса материальные ресурсы.
Таблица 3. Материальные ресурсы
№ |
Название |
Стоимость |
Количество ресурса |
Стоимость использования ресурса, руб. |
1. |
Интернет |
97 руб. |
1 раз |
97 |
Итоговая сумма: |
97 |
Чтобы завершить функционально-стоимостной анализ бизнес-процесса AS IS (как есть) — «Заказ товара» , необходимо суммировать используемые временные и материальные ресурсы при выполнении процесса.
В таблице 4 представлена итоговая стоимость бизнес-процесса бизнес-процесса AS IS (как есть) — «Заказ товара» за день.
Таблица 4. Итоговая стоимость бизнес-процесса AS IS (как есть) — «Заказ товара»
Ресурс |
Стоимость, руб. |
Временные ресурсы |
1683,6 |
Материальные ресурсы |
97 |
Итоговая стоимость выполнения бизнес-процесса: |
1780,6 |
Вывод: Функционально-стоимостной анализ бизнес-процесса AS IS (как есть) показал, что итоговая стоимость выполнения бизнес-процесса составляет 1780,6 рублей.
Далее проведем функционально-стоимостной анализ бизнес-процесса TO BE (как должно быть) «Заказ товара». Необходимо отметить, что роль ИТ-специалиста после обучения сможет выполнять заведующий секцией.
В таблице 5 представлены используемые при выполнении процесса временные ресурсы.
Таблица 5. Временные ресурсы
№ |
Название |
Кол-во ресурса |
Ставка в час, руб. |
1. |
Товаровед |
4 |
92 |
2. |
Заведующий секцией |
4 |
63 |
3. |
ИТ-специалист |
1 |
84 |
Итоговая сумма: |
1215,6 |
Представим детализацию составляющих бизнес-процесс TO BE (как должно быть) подпроцессов и определим их время и стоимость. В таблице 6 представлено время и стоимость подпроцессов.
Таблица 6. Время и стоимость подпроцессов
№ |
Процесс |
Время выполнения, часы |
Стоимость процесса, руб. |
1. |
Составление перечня проданных товаров. |
1,8 |
453,6 |
2. |
Передача перечня товаров ИТ специалисту. |
0,2 |
50,4 |
3. |
Загрузка данных о продажах товаров в CRM-систему. |
1 |
84 |
4. |
Осуществление запроса на необходимость заказа товаров. |
0,6 |
220,8 |
5. |
Формирование заказа с эл.адресом поставщика. |
0,6 |
220,8 |
6. |
Отправка заказа поставщику. |
0,3 |
110,4 |
7. |
Фиксация количества и наименований доставленного товара. |
0,3 |
75,6 |
Итоговая стоимость: |
1215,6 |
||
В таблице 7 представлены используемые при выполнении процесса материальные ресурсы.
Таблица 7. Материальные ресурсы
Название |
Стоимость |
Количество ресурса |
Стоимость использования ресурса, руб. |
Интернет |
97 руб. |
1 раз |
97 |
Итоговая сумма: |
97 |
Чтобы завершить функционально-стоимостной анализ бизнес-процесса TO BE (как должно быть) — «Заказ товара» , необходимо суммировать используемые временные и материальные ресурсы при выполнении процесса.
В таблице 8 представлена итоговая стоимость бизнес-процесса бизнес-процесса TO BE (как есть) — «Заказ товара» за день.
Таблица 8. Итоговая стоимость бизнес-процесса TO BE (как должно быть) — «Заказ товара»
Ресурс |
Стоимость, руб. |
Временные ресурсы |
1215,6 |
Материальные ресурсы |
97 |
Итоговая стоимость выполнения бизнес-процесса: |
1312,6 |
Вывод: Функционально-стоимостной анализ бизнес-процесса TO BE (как должно быть) показал, что итоговая стоимость выполнения бизнес-процесса составляет 1312,6 рублей.
Для сравнения стоимости выполнения бизнес-процесса «Заказ товара» AS IS и бизнес процесса «Заказ товара» TO BE построим таблицу 9.
Таблица 9. Сравнение стоимости выполнения бизнес-процесса (AS IS и TO BE)
Бизнес-процесс |
Стоимость (за 1 день) выполнения процесса, руб. |
Стоимость (за 1 месяц) выполнения процесса, руб. |
Стоимость (за 1 год) выполнения процесса, руб. |
«Заказ товара» AS IS |
1780,6 |
39173 |
395 293 |
«Заказ товара TO BE |
1312,6 |
28877 |
291 397 |
Итого экономическая выгода за счет оптимизации: |
468 |
10295 |
103 896 |
Вывод: годовой экономический эффект после оптимизации бизнес-процесса за счет внедрения системы CRM-класса составляет сто три тысячи восемьсот девяносто шесть рублей (103 896).
- Спроектированная планируемая система складского учета удовлетворяет требованиям менеджмента.
- Проведена оптимизация бизнес-процесса «учет товаров на складе».
- В качестве ключевой информационной системы для внедрения в предприятие выбран 1С: Предприятие.
- Отсутствует необходимость закупать дополнительное аппаратное обеспечение для развертывания информационной системы.
- Для перевозок рекомендуется внедрить контейнеры.
Определим экономический эффект от предложенных мероприятий.
Анализ, проведенный в ходе производственной практики, показал, что на консультацию и обслуживание клиента продавец тратит в среднем 10 мин, из которых 7 минут он осуществляет подбор. В связи с упорядочиванием склада можно ожидать сокращение времени на 2 мин.
При условии, что среднее число обслуживаемых клиентов составляет 65 человек за смену у одного сотрудника торгового зала, можно ожидать высвобождение 130 чел*мин.
Анализ процесса сбыта, показал, что каждый 4 потребитель уходит, не дождавшись консультации. Таким образом, можно ожидать увеличения числа потребителей на 10 человек.
При условии, что средний чек составляет 600 руб., дополнительный доход составит 10*600=6000 руб.
В результате внедрения контейнеров для перевозок будет снижено число бракованной продукции на 20%. В связи с этим, выручка предприятия возрастет на 20%.
Проектные показатели деятельности предприятия представлены в таблице 10.
Таблица 10. Проектные показатели деятельности
Показатели |
До мероприятий |
После мероприятий |
Темп прироста, % |
Выручка |
704714002 |
845658992 |
20,00 |
Себестоимость |
608830135 |
700154655 |
15 |
Рентабельность, % |
13,61 |
17,21 |
- |
Таким образом, анализ данных таблицы показывает, что выручка организации после мероприятий возрастет на 20%, что обусловлено числа обслуживаемых клиентов, а так же снижением числа брака продукции.
Себестоимость продаж увеличится на 15%, что на 80% обусловлено приобретением контейнеров для транспортировки продукции.
Таким образом, указанные выше факты позволяют сделать вывод о целесообразности и экономической выгодности предложенных мероприятий.
В результате внедрения задачи автоматизации управления запасами в внешний экономический эффект выглядит следующим образом:
- снизились складские потери за счет более грамотного и оперативного управления запасами;
- уменьшилось время обработки заказов;
- уменьшилось время подготовки документов на товар;
- повысилась персональная ответственность за отпускаемые материалы, что позволило избежать злоупотреблений и небрежного отношения к работе.