Эффективность информационных технологий в ведении малого бизнеса

№84-1,

экономические науки

Многие владельцы малого бизнеса постоянно находятся в поиске инструментов для повышения эффективности бизнес-процессов в малом бизнесе. Наибольшее внимание уделяют сейчас современным информационным технологиям, которые способствуют оптимизации управления предприятием. В данной статье рассказывается о требованиях к информационным технологиям (далее ИТ) для малого бизнеса, а также состав их функций и алгоритм функционирования.

Похожие материалы

Предприятия малого бизнеса являются экономическим фундаментом в развитых странах. Например, вклады малого бизнеса составляют примерно 60% бюджета США. В России же этот показатель значительно ниже и составляет около 25%. [1]

Необходимо отметить, что преимущества, которые имеют предприятия малого бизнеса, можно условно разделить на две группы: состояние деловой среды и конкурентоспособность. Первая группа подразумевает кредитную потребительскую кооперацию, микрофинансирование, государственную поддержку и гарантирование займов. Ко второй же можно отнести небольшие масштабы предприятий, узкую специализацию, малое количество работников, территориальную мобильность, гибкость производства и технологий, неразделимую взаимосвязь управления и производства. Однако вместе с тем малый бизнес в России имеет множество проблем, которые оказывают значительное влияние на его развитие. Малые предприятия пренебрегают использованием инновационных технологий, что является их главной проблемой. Нередко это становится причиной снижения роста предприятия и даже его полного закрытия.

В настоящее время современные технологии постепенно внедряются в малый бизнес. Чтобы этот процесс протекал успешно, требуется уменьшение расходов факторов производства. При этом в информатизацию производства малые предприятия имеют возможность вкладывать средства. Происходит увеличение спроса на информационные технологии в России, и влияют на это улучшение доступа к сети Интернет и развитие телекоммуникационной инфраструктуры.

Несмотря на то, что малые и крупные предприятия зависят от информационных технологий в равной степени, большие корпорации имеют больше возможностей для найма специалистов в данной области. Чаще всего на предприятиях малого бизнеса специалисты по информационным технологиям (далее ИТ-специалисты) занимаются лишь технологической составляющей работы организации, в то время как в крупных компаниях они усердно работают над реализацией бизнес-стратегий, которые существенно влияют на дальнейшее развитие компании.

Собственники и руководители малых предприятий по-разному относятся к информационным технологиям. Одни видят в них всего лишь тренд, а другие — инструменты для повышения эффективности своего бизнеса. Телефония, электронная почта, интернет-порталы, автоматизация бухгалтерии — все это относится к информационным технологиям и помогают предприятиям моментально реагировать на изменения рынка. [2]

Таким образом, в современном мире важную роль в менеджменте крупных предприятий выполняют информационные технологии. Для решения задач больших корпораций специально созданы дорогостоящие информационные системы, направленные на значительное упрощение управления информационными ресурсами. В таких компаниях информационные решения сводятся к уникальным программно-аппаратным комплексам, которые требуют немаловажных усилий на поддержание и их развитие. При поддержке этих систем компании имеют возможность располагать всей точной информацией о текущем состоянии их дел. [3]

Наиболее известные поставщики программного обеспечения (например, MS, IBM, Oracle) предлагают готовые решения и устанавливают им высокую цену. Такие вложения в сферу ИТ рациональны для крупных компаний, когда как для малых и средних компаний эти решения являются недоступными. Не стоит забывать, что недостаточно просто вложить средства в покупку — необходимо также обеспечить обслуживание столь сложного сервиса собственными усилиями предприятия. Готовые объединенные решения для малых компаний в настоящий момент практически отсутствуют. Среди причин данной ситуации — сложная окупаемость проекта и недостаточная квалификация руководителя, который не считает нужным использовать такие системы в работе своей компании.

Информационная система должна отвечать некоторым требованиям, если она претендует на рентабельность и востребованность в рынке малого бизнеса:

  • простота во внедрении и использовании;
  • отсутствие нетребуемых функций;
  • ценовая доступность;
  • русифицированный интерфейс системы;
  • возможность работы через сеть Интернет;
  • техническая поддержка по телефону на русском языке;
  • интеграция с существующими системами (Е-mail, телефон, 1С, Клиент-Банк). [4]

Основные инструменты, доступные для введения ИТ и отвечающие вышеперечисленным требованиям:

  • корпоративный Е-mail сервер;
  • технология VPN;
  • CRM система;
  • облачная АТС и многоканальный номер телефона.

Virtual Private Network — это обобщенное название технологий, позволяющих произвести одно или более сетевое соединение через другую сеть (например, Интернет). Это нужно для создания защищенного и безопасного доступа через сеть Интернет к ресурсам локальной сети предприятия. Благодаря такой технологии, малый бизнес может получить такие преимущества как:

  • прием на работу сотрудников, находящихся в различных городах и работающих на дому;
  • объединение нескольких офисов в разных городах;
  • доступ руководителя ко всем документам компании, независимо от его местонахождения, если есть Интернет;
  • работа во внутренней системе (1С, Клиент-банк, CRM) из любой точки мира при условии доступа в сеть Интернет, причем вся личная информация остается строго конфиденциальной.

Все эти — лишь малая часть возможностей, которые предлагает малому бизнесу технология VPN. Введение технологии и ее настройка может занять период от одного рабочего дня. Что касается самого процесса установки, он среднего уровня сложности, четко документирован, но, как и в любой подобной работе, могут возникнуть технические сложности, которые потребуют вмешательства специалиста. [5]

Основой такой технологии как корпоративный E-mail сервер является доменное имя, принадлежащее предприятию. Это способствует укреплению ее имиджа и увеличивает узнаваемость. В рамках данной системы каждый сотрудник компании получает свой индивидуальный e-mail адрес, который будет закреплен за ним на протяжении всей его работы в этом предприятии. Это значит, что e-mail адреса, которые сообщаются клиентам, на самом деле принадлежат компании, а не лично конкретному сотруднику. Более того, корпоративный E-mail сервер оказывает положительную динамику на качество обслуживания и обеспечивает безопасностью (возможность утечки коммерческой информации исключена). Этого можно добиться посредством настроек маршрутизации сообщений, приходящих на электронную почту и отправляющихся с нее. В настоящее время есть несколько способов создания корпоративного E-mail сервера:

  • использовать почтовый сервис веб-хостера;
  • арендовать сервер или создать собственный;
  • воспользоваться почтовым сервисом на базе площадок Яндекс или Google.

Последний вариант считается наилучшим, так как обслуживание почтового сервиса передается специалистам. Площадка Google имеет много плюсов: защита от вирусов и спамов, лучшая стабильность. Все это не требует дополнительных затрат и не имеет каких-либо ограничений. Внедрение и настройка занимает обычно всего один день. При возникновении технических сложностей всегда можно воспользоваться бесплатной круглосуточной технической поддержкой. [6]

CRM — это ПО, предназначенное для автоматизации стратегий взаимодействия с клиентами. Задачей CRM является сбор и управление информацией о работе компании с клиентами. Благодаря этой технологии появляется возможность повысить эффективность управления продажами и клиентами. Компании, которой важна эффективность, просто необходима CRM. Конкуренция вынуждает повышать уровень оказываемых услуг для своих клиентов, но без подробной истории о прошлых сделках это сделать невозможно.

В настоящее время на рынке CRM-систем предлагаются следующие решения для малого бизнеса:

  • ПО устанавливается на ПК сотрудников;
  • облачное решение;
  • сервер, который устанавливается в компании.

Облачная система, пожалуй, самое подходящее решение. Выделяют этот сервис следующие характеристики:

  • доступ к сервису из любой точки мира, где есть доступ в Интернет;
  • низкая стоимость поддержки системы;
  • нет необходимости в покупке и обслуживании дополнительного оборудования и ПО.

Облачные решения заняли лидирующие позиции среди других технологий именно благодаря этим преимуществам. Стоимость варьируется в зависимости от поставщика сервиса. Сроки внедрения и настройки — от одного рабочего дня. Процесс настройки и подключения хорошо документирован и при возникновении технических сложностей за помощью всегда можно обратиться к разработчикам сервиса. [7]

Многоканальный номер телефона и облачная АТС — одна из новейших технологий, способная в разы увеличить эффективность любого малого бизнеса. Основа — облачный сервис, объединенный с технологией SIP телефонии. Аналогов этому решению в настоящее время нет.

Преимущества для организации после внедрения облачной АТС и многоканального телефонного номера:

  • единый номер телефона;
  • высокий контроль телефонных переговоров;
  • затраты на монтаж оборудования отсутствуют;
  • интеграция с мобильными телефонами;
  • междугородняя связь становится дешевле;

Экономические преимущества данной технологии очевидны: помогает контролировать качество обслуживания клиентов и решать задачи по объединению удаленных офисов. Стоимость внедрения и настройки зависит от поставщика.

Для доступа широкого круга заинтересованных лиц статья написана простым для понимания языком. В ней представлена информация о технологиях, которые значительно повышают эффективность любого малого бизнеса. Компании не потребуется изменять организационную структуру и вносить изменения в существующие бизнес-процессы, что, безусловно, является плюсом. Это технические инновации, которые позволяют контролировать бизнес на новом уровне. Новизной этих инноваций является то, что они становятся доступными малому бизнесу и внедряются в малые предприятия через стандартизацию, при этом используя те принципы менеджмента, требующие для своего функционирования, в крупных компаниях, сторонних консультантов и сложных систем.

Список литературы

  1. Большие проблемы малого бизнеса обсудят на Госсовете: [Электронный ресурс] // Вести Экономика. URL: http://vestifinance.ru (Дата обращения: 06.04.2015)
  2. Роль малого бизнеса в экономике: [Электронный ресурс] // Алексид. URL: http://www.aleksid.ru (Дата обращения: 17.04.2012)
  3. Васюхин О. В., Варзунов А. В. Информационный менеджмент: краткий курс. Учебное пособие // 2010 - С. 119
  4. Гиляревский Р. С. Информационный менеджмент: управление информацией, знанием, технологией. Учебное пособие // 2009 - С. 303
  5. Что такое VPN и зачем это нужно?: [Электронный ресурс] // Лаборатория Касперского. URL: http://kaspersky.ru (Дата обращения: 27.01.2016)
  6. Gmail для бизнеса: [Электронный ресурс] // Gmail. URL: https://gsuite.google.ru (Дата обращения: 29.09.2016)
  7. SRM и CRM: [Электронный ресурс] // SAP Форум. URL: http://sapboard.ru (Дата обращения: 20.05.2012)